QUY ĐỊNH VỀ HOÁ ĐƠN TRẢ LẠI HÀNG VÀ CÁCH KÊ KHAI CHI TIẾT

Khi nói đến việc trả lại hàng hoá hay dịch vụ hoặc phải điều chỉnh hoá đơn điện tử, nhiều bạn còn băn khoăn không biết ai sẽ là người phải lập hoá đơn. Thực tế, quy định trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã chỉ rõ thế này:

Thông thường, khi khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hoá, thì người bán sẽ lập hoá đơn điều chỉnh. Đây được coi là mặc định. Tuy nhiên, trong trường hợp hai bên có thỏa thuận trước trong hợp đồng hoặc biên bản trả hàng, thì người mua cũng có thể là người lập hoá đơn trả lại.

Nếu hàng trả lại là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng (ví dụ như ô tô, máy móc, thiết bị đăng ký), thì khi bên mua đang sử dụng hóa đơn điện tử, chính người mua sẽ lập hoá đơn trả lại giao cho bên bán.

Ngoài ra, đối với các trường hợp hoàn hoặc giảm phí bảo hiểm, hoa hồng bảo hiểm, hoặc dịch vụ/BĐS đã thu tiền trước nhưng sau đó bị huỷ hoặc chấm dứt, thì quy định yêu cầu người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh giảm.

Điểm mấu chốt là:
– Người bán sẽ kê khai vào kỳ mà họ phát sinh hoá đơn điều chỉnh.
– Người mua sẽ kê khai vào kỳ mà họ nhận được hoá đơn điều chỉnh.

1) Nguyên tắc điều chỉnh hóa đơn trả lại hàng
+ Thay đổi giá trị/khối lượng sau bán:
– Nếu tăng: lập hóa đơn điều chỉnh (ghi dấu “+”).
– Nếu giảm: lập hóa đơn điều chỉnh (ghi dấu “–”).
+ Chiết khấu thương mại:
– Nếu chiết khấu ngay trên hóa đơn cuối cùng của đợt mua: điều chỉnh trực tiếp trên hóa đơn cuối.
– Nếu chiết khấu sau kỳ, theo doanh số/tháng/quý: lập 01 hóa đơn điều chỉnh chiết khấu (có thể kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc).
+ Trả lại hàng hóa/dịch vụ:
– Trả toàn bộ/một phần: theo mặc định người bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi số âm.
– Trả lại tài sản đăng ký quyền sở hữu: nếu người mua dùng HĐĐT → người mua lập hóa đơn trả lại giao cho người bán.

2) Cách viết hóa đơn trả lại
Tiêu đề/diễn giải: “Điều chỉnh cho hóa đơn số …, ký hiệu …, ngày …: Hàng bán bị trả lại”.
Dòng hàng: ghi số lượng âm (ví dụ: -10 cái), đơn giá dương; thành tiền tự động âm.
Thuế suất: giữ đúng thuế suất của hóa đơn gốc (10%/8%…). Thuế GTGT sẽ âm tương ứng.
Tổng cộng thanh toán: âm bằng tổng hàng + thuế GTGT.
Trường hợp người mua là bên lập hóa đơn trả lại: tiêu đề tương tự, tham chiếu đầy đủ số, ký hiệu, ngày hóa đơn gốc của người bán.

3) Hạch toán kế toán
+ Bên bán (nhận hàng bị trả lại):
– Ghi giảm doanh thu và thuế:
Nợ 5212 (hoặc 521) : giá trị hàng trả lại
Nợ 3331 : thuế GTGT đầu ra giảm
Có 131/111/112 : tổng giảm phải thu/hoàn tiền
– Nhập kho lại hàng trả: theo giá vốn đã xuất trước đó
Nợ 156
Có 632
– Bên mua (trả lại hàng):
Nợ 331 (giảm công nợ phải trả) : tổng tiền âm
Có 156 : giá trị hàng xuất trả
Có 133 : thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ (nếu có) giảm

4) Kê khai thuế đúng kỳ
+ Hóa đơn điều chỉnh sai thuế suất/sai tiền thuế của kỳ trước (không phải trả lại hàng):
→ người bán kê khai bổ sung vào kỳ gốc (kỳ của hóa đơn bị sai).
+ Hàng bán bị trả lại (phát sinh tháng 5/2025, hóa đơn gốc tháng 3/2025):
→ người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (tháng 5/2025).
→ người mua kê khai giảm đầu vào ở kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh (tháng 5/2025).

5) Hồ sơ kèm theo (nên có)
→ Biên bản trả lại hàng/biên bản điều chỉnh có chữ ký hai bên, nêu rõ lý do, số lượng, giá trị.
→ Phụ lục/thỏa thuận quy định ai là người lập hóa đơn trong trường hợp trả hàng, nhất là với tài sản đăng ký quyền sở hữu.
→ Bảng kê đối chiếu hoá đơn gốc (khi chiết khấu theo doanh số/tháng/quý).
→ Chứng từ nhập kho bên bán, phiếu xuất trả bên mua.
WOW TUYỆT VỜI!
Đây là những kiến thức liên quan đến trả lại hàng bán mà tôi đã cố gắng cô đọng lại 1 cách ngắn gọn để mọi người dễ hiểu, nếu bạn còn câu hỏi gì đừng ngại hãy chia sẻ để chúng ta cùng nhau tìm hiểu nhé

———–0———–

✅ Chuyên cung cấp khóa HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH THỰC CHIẾN ĐỂ RA NGHỀ ĐI LÀM NGAY
✅ NHẬN DẠY KẾ TOÁN CHO NGƯỜI CHƯA BIẾT GÌ HOẶC MẤT GỐC
✅ Dạy nâng cao để thành thạo kế toán tổng hợp. Dạy kèm riêng 1-1 kế toán theo mọi nhu cầu
CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI UY TÍN – GIÁ RẺ CHO DOANH NGHIỆP
➡ Dạy Trực Tiếp tại các chi nhánh trực thuộc toàn Quốc hoặc Onl Trực Tuyến, Hotline – 033.843.2288 (zalo 0973761751)