Ngày đầu tiên nhận việc luôn là một cột mốc quan trọng. Với vị trí kế toán, sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn tự tin hơn mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với cấp trên và đồng nghiệp.
Dưới đây là những điều bạn cần chuẩn bị một cách chi tiết:
PHẦN I: Chuẩn Bị “Từ Nhà” (Trước Ngày Đi Làm)
1. Về Trang Phục:
Ưu tiên: Lịch sự, gọn gàng và chuyên nghiệp.
Gợi ý: Áo sơ mi, quần tây/quần âu, hoặc chân váy công sở. Màu sắc nên trang nhã (trắng, đen, xanh navy, be).
Lưu ý: Dù công ty có thể có môi trường thoải mái, ngày đầu tiên bạn nên chọn trang phục an toàn và chỉn chu nhất. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với công việc và môi trường mới.
2. Về Hồ Sơ và Giấy Tờ:
Bắt buộc: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ mà bộ phận Nhân sự đã yêu cầu để hoàn thiện thủ tục. Thông thường bao gồm:
Căn cước công dân (bản gốc và bản sao công chứng).
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương.
Bằng cấp, chứng chỉ liên quan (bản gốc để đối chiếu và bản sao công chứng).
Ảnh thẻ (3×4 hoặc 4×6).
Giấy khám sức khỏe.
Mẹo nhỏ: Sắp xếp tất cả vào một bìa hồ sơ cẩn thận. Sự chuẩn bị này cho thấy bạn là người có tổ chức.
3. Về Vật Dụng Cá Nhân:
Một cuốn sổ tay và bút để ghi chép. Ngày đầu tiên bạn sẽ được tiếp nhận rất nhiều thông tin, việc ghi chép là cực kỳ cần thiết.
Ly/bình nước cá nhân.
Một ít tiền mặt để ăn trưa hoặc cho các chi phí phát sinh nhỏ.
4. Về Tinh Thần và Kiến Thức:
Tìm hiểu lại về công ty: Đọc lại website, fanpage để nắm rõ hơn về sản phẩm/dịch vụ, lĩnh vực hoạt động, văn hóa công ty. Điều này giúp bạn dễ dàng hòa nhập vào câu chuyện chung.
Ngủ đủ giấc: Đừng quá lo lắng. Một tinh thần sảng khoái, tỉnh táo sẽ giúp bạn xử lý mọi việc tốt hơn.
PHẦN II: Những Việc Cần Làm “Tại Công Ty” (Trong Ngày Đầu Tiên)
1. Tác Phong và Thái Độ:
Đến sớm 10-15 phút: Thể hiện bạn là người đúng giờ và nghiêm túc.
Chủ động chào hỏi và giới thiệu: Mỉm cười và tự giới thiệu bản thân với trưởng phòng và các đồng nghiệp trong phòng Kế toán cũng như các phòng ban khác mà bạn gặp. Ví dụ: “Chào anh/chị, em là [Tên], kế toán mới. Rất vui được làm quen và mong mọi người giúp đỡ ạ.”
Lắng nghe và Ghi chép: Đây là kỹ năng quan trọng nhất trong ngày đầu. Chú ý lắng nghe khi được hướng dẫn về công việc, quy định, tên và vị trí của đồng nghiệp. Đừng ngại hỏi lại nếu chưa rõ, nhưng hãy ghi chép lại để không phải hỏi đi hỏi lại nhiều lần.
Thái độ cầu thị, sẵn sàng học hỏi: Hãy thể hiện rằng bạn mong muốn được học hỏi và đóng góp cho công ty.
2. Hoàn Tất Thủ Tục Nhân Sự:
Chủ động gặp bộ phận Nhân sự để nộp hồ sơ, ký hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan.
Đọc kỹ hợp đồng lao động trước khi ký, đặc biệt là các điều khoản về mức lương, thời gian thử việc, quyền lợi và nghĩa vụ.
3. Nhận Bàn Giao và Làm Quen Công Việc:
Nhận công cụ làm việc: Máy tính, email công ty, tài khoản các phần mềm, văn phòng phẩm…
Hiểu về hệ thống kế toán của công ty:
Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán nào? (MISA, FAST, SAP, Bravo…).
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán nào? (Thông tư 200 hay Thông tư 133).
Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ như thế nào? (Chứng từ giấy hay điện tử, lưu ở đâu…).
Hệ thống tài khoản của công ty có gì đặc biệt không?
Nắm bắt các deadline quan trọng: Hỏi ngay về lịch kê khai và nộp các loại thuế (GTGT, TNDN, TNCN) và các báo cáo nội bộ.
Tiếp nhận bàn giao từ người cũ (nếu có): Nhận lại các tài liệu, mật khẩu, danh sách công việc đang dang dở.
PHẦN III: Gợi Ý Những Câu Hỏi Thông Minh Nên Hỏi
Việc đặt câu hỏi cho thấy sự chủ động của bạn. Hãy hỏi một cách khéo léo:
“Anh/chị có thể cho em biết những công việc ưu tiên em cần xử lý trong tuần đầu tiên là gì không ạ?”
Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp, bạn cần thực hiện một cách bài bản theo các bước sau:
GIAI ĐOẠN 1: Bàn Giao và Tiếp Nhận (Tuần đầu tiên)
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định bạn có nắm được “xương sống” của doanh nghiệp hay không. Hãy yêu cầu bàn giao đầy đủ các hạng mục sau và lập biên bản bàn giao chi tiết, có chữ ký của các bên liên quan.
1. Hồ Sơ Pháp Lý của Doanh Nghiệp:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Điều lệ công ty.
Sổ đăng ký cổ đông/thành viên góp vốn (nếu có).
2. Hồ Sơ và Công Cụ Về Thuế:
Chữ ký số (Token USB): Nhận cả Token và mật khẩu. Kiểm tra thời hạn sử dụng.
Tài khoản khai thuế điện tử: Tên đăng nhập và mật khẩu.
Tài khoản nộp thuế điện tử: Tên đăng nhập và mật khẩu.
Tài khoản hóa đơn điện tử: Tên đăng nhập, mật khẩu của nhà cung cấp dịch vụ.
Thông tin cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Hệ Thống Kế Toán:
Phần mềm kế toán: Tài khoản đăng nhập, mật khẩu. Dữ liệu kế toán đã được sao lưu (backup) đến ngày bàn giao.
Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang áp dụng (theo Thông tư 200 hay 133).
Mật khẩu Misa, email và các tài khoản liên quan khác.
4. Sổ Sách và Chứng Từ Kế Toán:
Toàn bộ chứng từ kế toán của các năm trước và năm hiện tại, đã được sắp xếp theo thứ tự.
Sổ sách kế toán đã in và đóng quyển của các năm trước (Sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản…).
Hợp đồng kinh tế (đầu vào, đầu ra), hồ sơ dự án…
5. Tình Hình Tài Sản và Nguồn Vốn:
Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, sao kê tài khoản ngân hàng đến ngày bàn giao.
Công nợ phải thu, phải trả: Bảng tổng hợp và chi tiết công nợ. Cần có xác nhận công nợ của các khách hàng/nhà cung cấp lớn.
Hàng tồn kho: Biên bản kiểm kê kho và bảng tổng hợp nhập xuất tồn đến ngày bàn giao.
Tài sản cố định và CCDC: Bảng danh mục tài sản, thẻ tài sản, bảng tính và phân bổ khấu hao. Nên có biên bản kiểm kê thực tế.
6. Vấn Đề Nhân Sự – Tiền Lương:
Hồ sơ lao động, hợp đồng lao động.
Hệ thống thang bảng lương đã đăng ký.
Quy chế lương thưởng, quy chế tài chính.
Tài khoản đăng nhập hệ thống Bảo hiểm xã hội điện tử.
“Công ty mình có quy trình duyệt chi hoặc quy trình thanh toán cụ thể nào không ạ? Anh/chị có thể cho em xin tài liệu để tham khảo được không?”
“Về các báo cáo định kỳ, em sẽ cần gửi cho những ai và vào thời điểm nào ạ?”
“Khi có vướng mắc về nghiệp vụ, em nên hỏi ai để được hỗ trợ tốt nhất ạ?”
“Những công việc nào người tiền nhiệm của em đang làm dở dang cần em tiếp tục xử lý ạ?”
Tóm lại, ngày đầu tiên đi làm của kế toán là sự kết hợp giữa:
Sự chuẩn bị chu đáo: Về hồ sơ, tác phong.
Thái độ tích cực: Chủ động, ham học hỏi, thân thiện.
Sự tập trung cao độ: Lắng nghe, ghi chép và nắm bắt nhanh các thông tin quan trọng.
Chúc bạn có một ngày đầu tiên nhận việc thật suôn sẻ và thành công!
GIAI ĐOẠN 2: Rà Soát và Đánh Giá (1-2 tuần tiếp theo)
Sau khi đã có trong tay đầy đủ tài liệu, bạn cần bắt đầu “khám bệnh” cho hệ thống.
1. Kiểm Tra Tình Hình Thực Hiện Nghĩa Vụ Thuế:
Đăng nhập vào trang thuedientu.gdt.gov.vn để tra cứu các tờ khai đã nộp, số thuế đã nộp, xem có khoản nợ thuế, tiền phạt nào không.
Kiểm tra xem các tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN, Môn bài) đã được nộp đúng hạn và đầy đủ chưa.
2. Rà Soát Sổ Sách và Báo Cáo Tài Chính:
Đối chiếu số dư trên sổ sách với các tài liệu thực tế:
Số dư tiền mặt: So với biên bản kiểm kê quỹ.
Số dư tiền gửi ngân hàng: So với sao kê ngân hàng.
Công nợ: So với biên bản đối chiếu công nợ.
Hàng tồn kho, TSCĐ: So với biên bản kiểm kê thực tế.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, hóa đơn của kỳ hiện tại.
Xem lướt qua các báo cáo tài chính và quyết toán thuế của các năm trước để phát hiện các rủi ro tiềm ẩn (ví dụ: lỗ liên tiếp nhiều năm, chi phí bất thường…).
3. Đối Chiếu Công Nợ và Hàng Tồn Kho:
Gửi thư xác nhận công nợ cho các khách hàng và nhà cung cấp lớn để đảm bảo số liệu trên sổ sách là chính xác.
Phối hợp với thủ kho để kiểm kê lại hàng tồn kho, đặc biệt là các mặt hàng có giá trị cao hoặc tồn kho lâu ngày.
GIAI ĐOẠN 3: Thiết Lập và Vận Hành
Sau khi đã nắm rõ tình hình, bạn cần bắt tay vào việc tổ chức công việc của mình.
1. Tổ Chức Lại Hệ Thống Lưu Trữ Chứng Từ:
Nếu hệ thống cũ lộn xộn, hãy sắp xếp lại một cách khoa học, dễ tìm kiếm (ví dụ: phân theo tháng/quý, theo loại chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có…).
2. Xây Dựng Kế Hoạch Làm Việc:
Lập một checklist các công việc cần làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Ghi chú lại các deadline quan trọng (nộp tờ khai, nộp tiền thuế, trả lương, nộp BHXH…).
3. Trao Đổi và Báo Cáo:
Lập một báo cáo tổng thể về tình hình tài chính – kế toán của công ty sau khi rà soát.
Chỉ ra những điểm đã làm tốt, những rủi ro, tồn đọng và đề xuất phương án giải quyết cho Ban Giám đốc. Việc này thể hiện năng lực và sự chủ động của bạn.
4. Thiết Lập Quy Trình (Nếu cần):
Nếu công ty chưa có, hãy đề xuất xây dựng các quy trình cơ bản như: Quy trình tạm ứng và thanh toán, Quy trình mua hàng, Quy trình xuất hóa đơn… để công việc được minh bạch và rõ ràng.
Những Lưu Ý Sống Còn
Lập biên bản bàn giao là bắt buộc: Đây là cơ sở pháp lý để phân định trách nhiệm giữa bạn và người tiền nhiệm.
Không tin tưởng tuyệt đối vào số liệu cũ: Luôn có tâm thế kiểm tra, đối chiếu lại. “Tin nhưng phải kiểm tra”.
Giao tiếp cởi mở: Chủ động trao đổi với kế toán cũ (nếu có thể), với các phòng ban liên quan và đặc biệt là với Ban Giám đốc để hiểu rõ hơn về hoạt động của công ty.
Nguồn: Sưu tầm có chỉnh sửa.
————0————
✅ Chuyên cung cấp khóa HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH THỰC CHIẾN ĐỂ RA NGHỀ ĐI LÀM NGAY
✅ NHẬN DẠY KẾ TOÁN CHO NGƯỜI CHƯA BIẾT GÌ HOẶC MẤT GỐC
✅ Dạy nâng cao để thành thạo kế toán tổng hợp. Dạy kèm riêng 1-1 kế toán theo mọi nhu cầu
CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI UY TÍN – GIÁ RẺ CHO DOANH NGHIỆP
➡ Dạy Trực Tiếp tại các chi nhánh trực thuộc toàn Quốc hoặc Onl Trực Tuyến, Hotline – 033.843.2288 (zalo 0973761751)
Để lại một bình luận