RỦI RO THUẾ KHI TÀI KHOẢN 331 DƯ NỢ: NHỮNG GÓC KHUẤT CẦN NHÌN RÕ. KẾ TOÁN & CHỦ DN LƯU LẠI BÀI VIẾT NÀY.

Tài khoản 331 – “Phải trả người bán” – về nguyên tắc là tài khoản nguồn vốn, thường có số dư bên Có. Tuy nhiên, trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp phát sinh số dư bên Nợ do ứng trước tiền cho nhà cung cấp. Đây là nghiệp vụ phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, xây lắp hoặc các ngành nghề cần đặt cọc, ký quỹ. Tuy nhiên, nếu thiếu kiểm soát, số dư Nợ 331 có thể dẫn đến nhiều rủi ro thuế nghiêm trọng.

1. Không chứng minh được giao dịch thực tế
Việc ứng trước tiền cho nhà cung cấp chỉ là bước đầu của một giao dịch kinh tế. Dù chưa ghi nhận chi phí tại thời điểm chuyển tiền, nhưng nếu sau đó không có hàng hóa hoặc dịch vụ đi kèm, toàn bộ chuỗi giao dịch sẽ bị đánh giá là không có thật. Điều này đặc biệt nghiêm trọng trong các trường hợp doanh nghiệp đã nhận hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu vào. Nếu không có chứng từ chứng minh tính hiện hữu của giao dịch – như biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, nghiệm thu, hoặc tài liệu liên quan – thì thuế GTGT đầu vào có thể bị loại.
Nghiêm trọng hơn, nếu khoản ứng trước kéo dài bất thường, không có đối ứng về hàng hóa hoặc dịch vụ, giao dịch có thể bị quy kết là giả tạo – nhằm mục đích rút tiền mặt, hợp thức hóa đầu vào khống, hoặc chuyển tiền không minh bạch. Đây là một trong những dấu hiệu khiến doanh nghiệp có thể bị chuyển từ kiểm tra thông thường sang thanh tra thuế với các rủi ro pháp lý kèm theo.

2. Không có hợp đồng hoặc điều khoản thanh toán không rõ ràng
Nhiều doanh nghiệp chuyển tiền ứng trước mà không có hợp đồng kinh tế, hoặc có hợp đồng nhưng thiếu điều khoản về thanh toán trước. Điều này khiến giao dịch không có cơ sở pháp lý rõ ràng để chứng minh với cơ quan thuế. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng tăng cường kiểm tra các nghiệp vụ liên quan đến công nợ và hóa đơn, việc thiếu hợp đồng hoặc phụ lục hợp lệ sẽ khiến doanh nghiệp khó bảo vệ quan điểm của mình.
Hợp đồng không chỉ là căn cứ pháp lý để chứng minh giao dịch mà còn là cơ sở để xác định nghĩa vụ và quyền lợi của các bên. Việc thiếu điều khoản thanh toán trước sẽ dẫn đến nguy cơ khoản tiền chuyển đi bị đánh giá là chi bất hợp lý, đặc biệt khi hóa đơn đầu vào có giá trị lớn hoặc nhà cung cấp không có năng lực thực hiện.

3. Ứng trước kéo dài không đối trừ – có thể bị xem là cho vay
Một trong những rủi ro đáng chú ý là khoản ứng trước kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều kỳ kế toán mà không có hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, cũng không có văn bản gia hạn hay điều chỉnh hợp đồng. Cơ quan thuế có thể đánh giá đây là khoản “cho vay không lãi” – một dạng giao dịch tài chính ẩn.
Theo nguyên tắc giao dịch độc lập (arm’s length principle), mọi giao dịch giữa các bên phải được thực hiện với điều kiện tương đương như giao dịch với bên độc lập. Việc chuyển tiền mà không thu được bất kỳ giá trị nào sau một thời gian dài sẽ bị xem là giao dịch không phù hợp với thông lệ thị trường.
Trường hợp này, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu từ lãi vay bằng cách áp dụng mức lãi suất theo thị trường tại thời điểm giao dịch, thông thường là lãi suất cho vay bình quân của ngân hàng thương mại. Khoản thu nhập từ lãi vay bị ấn định sẽ được cộng vào thu nhập tính thuế TNDN, kèm theo truy thu, phạt và tiền chậm nộp.
Nếu khoản ứng trước bị “treo” không có biện pháp xử lý – như hoàn trả, trừ công nợ, hoặc chuyển đổi hợp đồng – thì không chỉ rủi ro thuế phát sinh, mà còn ảnh hưởng đến tính minh bạch của báo cáo tài chính. Việc các khoản “đầu tư ngầm” vào nhà cung cấp thông qua hình thức ứng trước sẽ đặt doanh nghiệp vào thế rủi ro kép – vừa mất kiểm soát tài chính, vừa dễ rơi vào tầm ngắm của cơ quan thuế.

4. Ứng trước cho nhà cung cấp không tồn tại hoặc ngừng hoạt động
Nếu doanh nghiệp chuyển tiền cho đối tác đã ngừng hoạt động hoặc không tra cứu được trên Cổng thông tin quốc gia, toàn bộ hóa đơn đầu vào liên quan có thể bị coi là không hợp pháp. Cơ quan thuế thường sử dụng thông tin từ hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử và đăng ký thuế để xác minh tình trạng pháp lý của đối tác.
Trường hợp phát hiện doanh nghiệp sử dụng hóa đơn của bên không còn tồn tại hoặc không có thực, cơ quan thuế có quyền loại thuế GTGT đầu vào, loại chi phí khi tính thuế TNDN, và xử phạt theo quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Các khoản ứng trước này còn có thể gây rủi ro về mặt tín dụng và quản trị nội bộ, khi doanh nghiệp thực hiện chuyển tiền mà không có hệ thống đánh giá năng lực nhà cung cấp. Đây là điểm yếu phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

5. Không theo dõi chi tiết khoản ứng trước theo hợp đồng và nhà cung cấp
Nếu kế toán không mở sổ chi tiết theo dõi các khoản ứng trước theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng hoặc đơn hàng, sẽ khó đối chiếu được số liệu khi kiểm tra, đặc biệt là khi có sự biến động giữa các kỳ kế toán. Trường hợp ghi nhận chung chung dễ dẫn đến việc doanh nghiệp không biết khoản ứng trước đó đang gắn với hợp đồng nào, đã nhận hàng hay chưa, hay đã hết thời hạn thực hiện chưa.
Việc thiếu theo dõi chi tiết không chỉ là lỗi kỹ thuật kế toán mà còn là dấu hiệu khiến cơ quan thuế nghi ngờ về tính minh bạch của giao dịch. Khi đó, các khoản chi liên quan có thể bị loại, thậm chí toàn bộ chuỗi chi phí đi kèm bị xem xét lại.

6. Thanh toán không hợp lệ theo quy định về chứng từ
Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản không đúng tên nhà cung cấp (ví dụ: tài khoản cá nhân, tài khoản bên thứ ba) đều vi phạm quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC. Với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, nếu không thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT và không được ghi nhận chi phí khi tính thuế TNDN.
Đây là lỗi phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ, hoặc trong các giao dịch “mượn pháp nhân” nhưng lại để lại hậu quả nghiêm trọng nếu bị thanh tra thuế phát hiện.

7. Không đánh giá lại các khoản dư Nợ 331 treo lâu
Các khoản dư Nợ 331 tồn tại nhiều kỳ nhưng không có đối ứng sẽ dẫn đến sai lệch thông tin trên báo cáo tài chính. Theo Chuẩn mực kế toán số 01 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có nghĩa vụ rà soát, đánh giá lại khả năng thu hồi của các khoản công nợ định kỳ.
Nếu khoản ứng trước không còn khả năng thu hồi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng hoặc ghi giảm công nợ. Việc không thực hiện điều chỉnh dẫn đến báo cáo tài chính bị sai lệch, và nếu ghi nhận chi phí không đúng kỳ – có thể bị truy thu thuế do sai thời điểm ghi nhận chi phí hợp lý.
Tài khoản 331 dư Nợ không sai về bản chất, nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro thuế nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Các rủi ro không chỉ nằm ở việc bị loại chi phí hay thuế GTGT đầu vào, mà còn có thể dẫn đến việc bị ấn định thu nhập, truy thu thuế, và xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần:
• Có hợp đồng rõ ràng và điều khoản thanh toán cụ thể
• Theo dõi chi tiết khoản ứng trước theo từng nhà cung cấp và hợp đồng
• Kiểm tra định kỳ tình trạng pháp lý của đối tác
• Đánh giá lại các khoản ứng trước tồn đọng
• Tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt
Chỉ khi kiểm soát tốt từ khâu kế toán đến pháp lý, doanh nghiệp mới có thể bảo vệ chi phí hợp lệ và tránh các rủi ro thuế không đáng có.
_________________________________

✅ Chuyên cung cấp khóa HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH THỰC CHIẾN ĐỂ RA NGHỀ ĐI LÀM NGAY
✅ NHẬN DẠY KẾ TOÁN CHO NGƯỜI CHƯA BIẾT GÌ HOẶC MẤT GỐC
✅ Dạy nâng cao để thành thạo kế toán tổng hợp. Dạy kèm riêng 1-1 kế toán theo mọi nhu cầu
CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI UY TÍN – GIÁ RẺ CHO DOANH NGHIỆP
➡ Dạy Trực Tiếp tại các chi nhánh trực thuộc toàn Quốc hoặc Onl Trực Tuyến, Inbox Zalo mình nhé – 0973.761.751 (Hotline)