Thuê nhà cá nhân thì công ty phải nộp những loại thuế gì và hạch toán thế nào?

THUÊ NHÀ CÁ NHÂN – CÔNG TY PHẢI NỘP NHỮNG LOẠI THUẾ GÌ VÀ HẠCH TOÁN RA SAO?

Hôm trước, một học viên của mình – bạn Vân, kế toán của một công ty khởi nghiệp nhỏ – nhắn tin cho mình trong tâm trạng hoang mang:
“Anh chị ơi, công ty em thuê nhà của một cô cá nhân để làm văn phòng. Giờ thuế yêu cầu bên em phải nộp thay cô chủ nhà tiền thuế. Em không biết nên kê khai theo tháng, theo quý hay theo năm nữa. Và nếu nộp rồi thì chi phí đó có được tính hợp lý không ạ?”
Đây là một câu chuyện cực kỳ phổ biến – đặc biệt với những doanh nghiệp vừa và nhỏ không có trụ sở riêng, thường phải thuê nhà của cá nhân.

Vậy hôm nay, mình sẽ chia sẻ lại thật chi tiết cho em nào đang gặp tình huống tương tự nhé

1: CÁC LOẠI THUẾ CÔNG TY PHẢI NỘP THAY CHO CHỦ NHÀ
Khi chủ nhà là cá nhân, họ không được xuất hóa đơn, nên nếu công ty muốn chi phí thuê nhà được tính vào chi phí hợp lý thì phải nộp thay các loại thuế sau cho chủ nhà:
+ Lệ phí môn bài:
– Từ ngày 01/01/2026, theo quy định mới, cá nhân cho thuê nhà được miễn lệ phí môn bài.
+ Thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
– Thuế suất: 5% × doanh thu cho thuê.
+ Thuế giá trị gia tăng (GTGT):
– Thuế suất: 5% × doanh thu cho thuê.
*Như vậy, tổng thuế phải nộp thay cho chủ nhà là 10% trên tổng tiền thuê nhà.

2: THỜI HẠN KÊ KHAI THUẾ
Tùy theo cách nộp thuế mà thời hạn kê khai sẽ khác nhau. Cụ thể:
+ Nếu kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh.
+ Nếu kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý tiếp theo (ví dụ: quý IV nộp trước 31/1).
+ Nếu kê khai theo từng lần phát sinh: Nộp chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu hợp đồng thuê hoặc ngày phát sinh tiền thuê.
+ Nếu kê khai theo năm: Nộp chậm nhất ngày 31/1 của năm dương lịch kế tiếp.
* Thực tế, đa số công ty kê khai theo năm, vì tiện hơn và phù hợp với hợp đồng thuê dài hạn.

3: CHI PHÍ THUÊ NHÀ ĐƯỢC TÍNH HỢP LÝ VÀO CHI PHÍ CÔNG TY KHI NÀO?
Đây là phần mà nhiều kế toán hay nhầm lẫn nhất.
Để chi phí thuê nhà được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp phải có đủ 3 loại chứng từ.

Chia ra 2 trường hợp:
+ Trường hợp 1: Tổng tiền thuê nhà < 100 triệu/năm
Khi đó chủ nhà không phải nộp thuế, nên công ty chỉ cần:
– Hợp đồng thuê nhà (ghi rõ bên thuê, bên cho thuê, thời hạn, tiền thuê).
– Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc chuyển khoản).
– Biên bản bàn giao nhà (nếu có).
– Tờ khai (mẫu 01/TTS)
*Chi phí này được tính hợp lý 100%, không cần hóa đơn, không cần nộp thuế thay.

+ Trường hợp 2: Tổng tiền thuê nhà ≥ 100 triệu/năm
Lúc này, chủ nhà thuộc diện phải nộp thuế (hoặc công ty nộp thay).
Do đó, hồ sơ cần có:
– Hợp đồng thuê nhà.
– Chứng từ thanh toán (chuyển khoản hoặc phiếu chi).
– Tờ khai và chứng từ nộp thuế thay chủ nhà (mẫu 01/TTS và biên lai nộp thuế).
*Lưu ý: Thuế này công ty nộp thay cho chủ nhà, được hạch toán vào chi phí thuê nhà, không được khấu trừ thuế GTGT.

——–0——–

✅ Chuyên cung cấp khóa HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH THỰC CHIẾN ĐỂ RA NGHỀ ĐI LÀM NGAY
✅ NHẬN DẠY KẾ TOÁN CHO NGƯỜI CHƯA BIẾT GÌ HOẶC MẤT GỐC
✅ Dạy nâng cao để thành thạo kế toán tổng hợp. Dạy kèm riêng 1-1 kế toán theo mọi nhu cầu
CUNG CẤP DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI UY TÍN – GIÁ RẺ CHO DOANH NGHIỆP
➡ Dạy Trực Tiếp tại các chi nhánh trực thuộc toàn Quốc hoặc Onl Trực Tuyến, Hotline – 033.843.2288 (zalo 0973761751)